Соглашение по сертификации - это документ, который Орган по сертификации заключает с организацией-заявителем до начала или в начале работ по сертификации системы менеджмента. Оно закрепляет взаимные права и обязанности сторон на весь период действия сертификата, включая проведение аудитов (сертификационного аудита, периодических оценок и повторной сертификации) и обеспечивает выполнение требований Правил Национальной системы подтверждения соответствия и СТБ ISO/IEC 17021-1.

1. Обязанности Органа по сертификации систем менеджмента:

• Осуществлять периодическую оценку сертифицированной системы менеджмента (далее – периодическая оценка) в соответствии с Программой аудитов, но не реже одного раза в 12 месяцев. Стоимость и порядок оплаты расходов владельцем сертификата уточняются договором сторон на момент проведения периодической оценки в соответствии с установленными нормами.
• Информировать владельца сертификата о всех изменениях условий сертификации системы менеджмента и изменениях ТНПА, определяющих требования к системе менеджмента.
• Выполнять требования правил подтверждения соответствия, иных нормативных правовых актов Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь, касающиеся проведения сертификации.
• Извещать владельцев сертификатов о принятых им решениях о внесении изменений и/или дополнений в выданные органом сертификаты соответствия, приостановлении, возобновлении, прекращении действия сертификатов в трехдневный срок со дня принятия таких решений.
• В пределах своей компетенции осуществлять рассмотрение фактов, изложенных в поступивших обращениях граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в отношении владельцев сертификатов, для принятия решений о необходимости проведения периодической оценки сертифицированной системы менеджмента в целях определения обоснованности таких обращений

2. Обязанности Владельца сертификата:

• Выполнять требования правил подтверждения соответствия, иных нормативных правовых актов Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь, касающиеся проведения сертификации. 
  Обеспечивать соответствие сертифицированной системы менеджмента техническим требованиям, указанным в сертификате соответствия.
  Контролировать функционирование и результативность системы менеджмента путем внутреннего аудита и анализа системы менеджмента со стороны руководства.
• Обеспечивать беспрепятственный доступ на территорию организации представителям органа по сертификации, осуществляющим периодическую оценку и создавать им условия, необходимые для ее проведения; а также беспрепятственный доступ на территорию организации представителям органа по аккредитации (при необходимости).
• Заключать договоры на выполнение работ по проведению периодической оценки. Оплачивать все расходы, связанные с осуществлением периодической оценки.
• Представлять в орган по сертификации актуализированный комплект документов сертифицированной системы менеджмента, исходную информацию для повторной сертификации и периодической оценки.
• Информировать орган по сертификации:
• о вносимых изменениях в документы системы менеджмента, об изменениях организационной структуры владельца сертификата, формы собственности, ключевого персонала на руководящем уровне, адресов или местоположений филиалов и площадок владельца сертификата;
• об изменениях области деятельности в рамках сертифицированной системы менеджмента, о значительных изменениях в системе менеджмента и процессах;
• о факте прекращения своей деятельности как юридического лица;
• о выявленных нарушениях в пределах области сертификации, включая нарушения, предписания и несоответствия, выявленные контролирующими органами;
• для владельцев сертификата соответствия требованиям СТБ ISO 45001 (ISO 45001) незамедлительно, в срок, не превышающий 3-х рабочих дней с момента выявления, информировать Орган по сертификации о возникновении инцидента, аварии, пожара, произошедших несчастных случаях или нарушении, требующих привлечения компетентного регулирующего органа.

• Вести учет всех поступающих жалоб, претензий, фактов выявления несоответствующей продукции (работы / услуги) от надзорных органов и других заинтересованных сторон*.

Примечание: Заинтересованной стороной могут быть: органы Госстройнадзора, органы государственного надзора (контроля), потребители, государственные органы, ассоциации, и иные государственные организации.

• Информация, требующая учета, включает как минимум следующее:
• жалобы, рекламации, претензий заинтересованных сторон;
• факты выявления несоответствия сертифицированной в рамках области применения системы менеджмента деятельности, продукции и/или услуги техническим требованиям и/или иным обязательным требованиям, включая нарушения, предписания и несоответствия, выявленные контролирующими органами;
• факты, свидетельствующие о нерезультативном функционировании сертифицированной системы менеджмента сертифицированной организации;
• факты нарушения процедуры подтверждения соответствия (применение сертификата соответствия, декларации о соответствии).
• Представлять в орган по сертификации информацию указанную в пункте 3.6 в период действия сертификата соответствия, в срок, не превышающий 3-х рабочих дней с даты выявления (наступления события, регистрации информации) для проведения анализа результативности функционирования системы менеджмента и необходимости принятия решения в отношении сертификата соответствия.
• Информация должна содержать следующее:
• - описание и разъяснения относительно выявленного нарушения жалобы, претензий, несоответствия со ссылками на документы (наименование заинтересованной стороны, указание конкретных пунктов документа, устанавливающего требование и формулировка несоответствия);
• - установленная причина;
• - меры, планируемые/принятые по управлению несоответствующими выходами (коррекции и корректирующие действия);
• - информация о ходе реализации корректирующих действий.
• Рекомендуемые формы Уведомлений размещены на сайте органа по сертификации (ниже ссылки).
• Вести учет всех аварийных ситуаций, происшедших у владельца сертификата соответствия требованиям СТБ ISO 14001 (ISO 14001) и оказывающих негативное воздействие на окружающую среду, всех поступающих жалоб от заинтересованных сторон и предписаний контролирующих органов, касающихся деятельности владельца сертификата в области охраны окружающей среды, и представлять данные сведения в орган по сертификации при периодической оценке.
• Использовать сертификат соответствия и знак соответствия в соответствии с правилами применения (Закон Республики Беларусь от 24.10.2016 N 437-З «Об оценке соответствия техническим требованиям» (далее – Закон), Правила подтверждения соответствия Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь, утв. постановлением Госстандарта от 25.07.2017 № 61) и строго в той области деятельности, на которую получен сертификат соответствия, при ссылках на статус своей сертификации в средствах коммуникации, таких как сеть Интернет, брошюры или реклама, либо в других документах.
  Не применять знаки соответствия в лабораторных отчетах по испытаниям (протоколах), калибровке, поверке, инспекциям и других документах.
• Не делать или не допускать никаких вводящих в заблуждение заявлений относительно своей сертификации. Не использовать или не разрешать использовать сертификат соответствия или какую-либо его часть любым способом, вводящим в заблуждение
• В случае изменения области сертификации владелец сертификата на систему менеджмента должен незамедлительно внести изменения во все рекламные материалы, содержащие ссылку на сертификацию.
• Не допускать использование ссылки на сертификацию своей системы менеджмента таким образом, чтобы подразумевалось, что орган по сертификации сертифицировал продукцию (включая услугу) или процесс.
• Не допускать трактования, что сертификация распространяется на виды деятельности и площадки, не охваченные областью сертификации.
• Не использовать свою сертификацию способом, наносящим ущерб репутации органа по сертификации и/или системы сертификации и приводящим к потере общественного доверия.
• Устранять выявленные при периодической оценке несоответствия в срок, не более 60 календарных дней, если иное не установлено органом по сертификации в отчете по периодической оценке.

Действие сертификата может быть приостановлено, возобновлено или прекращено по решению органа по сертификации, выдавшего соответствующий сертификат, по основаниям, указанным в статье 28 Закона.
В случаях и порядке, установленных Президентом Республики Беларусь, действие сертификата может быть приостановлено или прекращено уполномоченными должностными лицами государственных органов, составляющих систему органов государственного контроля (надзора) за соблюдением требований технических регламентов Евразийского экономического союза в сфере потребительского рынка, органов Комитета государственного контроля, иными определенными Президентом Республики Беларусь лицами (органами).

В случае приостановления или прекращения действия сертификата соответствия на систему менеджмента владелец сертификата утрачивает право использования сертификата соответствия и право на использование всех рекламных материалов, которые содержат сведения о сертифицированной системе менеджмента.

 
Орган по сертификации имеет право провести внеплановую периодическую оценку в следующих случаях:

• появления необходимости проверки устранения несоответствий, выявленных при периодической оценке;
• поступления жалобы на деятельность владельца сертификата;
• поступления обоснованной информации о возросших претензиях заинтересованных сторон на деятельность владельца сертификата в рамках сертифицированной системы менеджмента включая рассмотрение информации, предусмотренной пп. 3.6-3.7, и/или контроль результативности корректирующих действий;
• поступления информации о нарушении требований, установленных НПА и ТНПА, требований, распространяющихся на деятельность организации;
• неправильного использования сертификата соответствия и знака соответствия;
• существенного изменения процессов и видов деятельности владельца сертификата;
• внесения существенных изменений в документы системы менеджмента, организационную структуру и других изменений, которые могут оказать влияние на приемлемость, адекватность, результативность и согласованность системы менеджмента.

Орган по сертификации имеет право осуществлять непрерывное присутствие на объектах в случаях выявленных дефектов и нарушений контролирующими органами, включая Госстройнадзор.

Орган по сертификации имеет право информировать уполномоченные контролирующие органы о ходе рассмотрения результативности корректирующих действий по выявленным ими несоответствиям и принятым решениям в отношении выданных сертификатов соответствия.

Орган по сертификации оставляет за собой право предоставлять информацию по запросу Республиканского унитарного предприятия «Белорусский государственный центр аккредитации» и Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь о вопросах, которые могут влиять на способность сертифицированной системы менеджмента продолжать соответствовать требованиям в той области деятельности, на которую получен сертификат соответствия.

Действие сертификата соответствия прекращается при прекращении деятельности организации как юридического лица.
При преобразовании юридического лица, которое является владельцем сертификата, орган по сертификации осуществляет внесение изменений в сертификат соответствия путем оформления на новом бланке с присвоением нового регистрационного номера.

Настоящее соглашение дает право организации на публикацию рекламного материала о сертифицированной системе менеджмента в той области деятельности, на которую получен сертификат соответствия.

По инициативе владельца сертификата органом по сертификации, выдавшим соответствующий сертификат соответствия, может быть выдан дубликат сертификата соответствия.

До истечения срока действия сертификата соответствия владелец сертификата подает в орган по сертификации, выдавший сертификат соответствия, заявку на повторную сертификацию системы менеджмента не менее чем за 90 календарных дней до окончания действия сертификата соответствия.