Инициирование работ по сертификации начинается подачи организации-заявителя заполненных заявочных документов на сертификацию.

Орган по сертификации проводит анализа заявки, исходной информации, анкеты-вопросника и документов системы менеджмента. По результатам анализа принимается решение о возможности сертификации:

• в случае невозможности проведения работ по сертификации организация-заявитель информируется о причинах;
• в случае положительного решения о возможности сертификации организация-заявитель информируется о готовности Органа по сертификации переходить к планированию аудита.

Первичная сертификация (сертификационный аудит) системы менеджмента

Сертификационный аудит системы менеджмента проходит в 2 (два) этапа.

Первый этап включает:

• анализ юридического статуса организации-заявителя, уточнение месторасположения организации-заявителя, филиалов, площадок, в том числе временных, и условий на них;
• оценку понимания организацией-заявителем требований ТНПА на систему менеджмента;
• сбор информации, касающейся области применения системы менеджмента, процессов и т.п. с посещением производственных участков, в т.ч. удаленных мест осуществления деятельности;
• сбор информации, относящейся к законодательным и обязательным требованиям, распространяющимся на деятельность организации-заявителя, и соответствие им (в том числе информация от надзорных (контролирующих) органов);
• оценку того, планируются и проводятся ли организацией-заявителем внутренние аудиты и анализ системы менеджмента со стороны руководства;
• выявление проблемных областей;
• выдачу заключения о степени готовности к проведению второго этапа аудита.

Результаты первого этапа: Орган по сертификации оформляет и направляет Отчет об 1-ом этапе аудита организации-заявителю (в течение 10 рабочих дней). Свидетельства об устранении выявленных проблемных областей представляются в Орган по сертификации в течение согласованного срока после окончания первого этапа аудита. После устранения проблемных областей, проводится второй этап сертификации.

Примечание: первый этап сертификационного аудита систем менеджмента информационной безопасности должен быть утвержден Органом по сертификации.

Второй этап включает:

• проверку устранения выявленных на первом этапе проблемных областей по результатам анализа документов и оценки производственных участков (строительных объектов);
• оценивание соответствия системы менеджмента с оформлением рабочих документов (протоколов несоответствия (при их наличии), аспектов для улучшения);

Наличие существенных несоответствий, выявленных в рамках проводимого сертификационного аудита - обязывает орган по сертификации приостановить процесс сертификации.Работа с несущественными несоответствиями: свидетельства об устранении выявленных несоответствий предоставляются в Орган по сертификации в течение 30-ти рабочих дней после окончания второго этапа аудита.

• выдачу заключения о соответствии (несоответствии) системы менеджмента требованиям стандарта(ов), на которые организация-заявитель проходила сертификацию.

Результаты второго этапа: Орган по сертификации оформляет и направляет Отчет об аудита организации-заявителю (в течение 10 рабочих дней).

Результаты сертификационного аудита рассматриваются на Совете органа органа по сертификации. При положительном решении Совета между организацией-заявителем и органом по сертификации заключается Соглашение на сертификацию (устанавливаетоснования, условия и порядок приостановления, возобновления либо отмены (прекращения) действия сертификата соответствия и правила использования знака соответствия), выдается сертификат соответствия, зарегистрированный в Национальном реестре аккредитованных сертификатов соответствия, и предоставляется право применения знака соответствия сертифицированной системы менеджмента.Решение о выдаче сертификата соответствия принимается Советом органа по сертификации в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента представления заявителем на проведение сертификации всех свидетельств об устранении несоответствий или (при их отсутствии) после завершения аудита.

Срок действия сертификата соответствия – 3 года. По окончанию срока действия сертификата соответствия, по запросу-организации-заявителя, проводится повторная сертификация.

Периодические оценки системы менеджмента

В течение этого цикла один раз в год Орган по сертификации проводит периодическую оценку, чтобы подтвердить, что сертифицированная система менеджмента успешно функционирует и развивается. Первая периодическая оценка должна быть проведена не позднее, чем 12 месяцев с момента принятие положительного решения Органом по сертификации о сертификации системы менеджмента организации-заявителя, для второй периодической оценки - 24 месяца.

Орган по сертификации направляет Владельцу сертификата информацию о предстоящей периодической оценки не позднее чем за 60 дней до срока проведения аудита. Для подтверждения готовности к периодической оценки организация заполняет Отчет об изменениях своей системы менеджмента и направляет в Орган по сертификации. После анализа изменений - Орган по сертификации во взаимодействии с представителями организации переходят на планирование аудита.

Периодические оценки проводятся аналогично 2 этапу сертификационного аудита.Результаты периодической оценки: Орган по сертификации оформляет и направляет Отчет об аудита организации-заявителю (в течение 10 рабочих дней).

Примечание: если в системе менеджмента организации произошли критические изменения (области применения, количество мест осуществления деятельности/или др.) принимается решение о перевыпуске сертификата.

Повторная сертификация системы менеджмента

Заявка на проведение повторной сертификации системы менеджмента подается организацией (Владельцем сертификата)не менее чем за 90 дней до окончания срока действия сертификата соответствия с оформление документов аналогичных первичной сертификации.

Повторная сертификация проводится аналогично сертификационному аудита. При положительных результатах сертификат соответствия перевыпускается на новый цикл сертификацию (3 года, с учетом своевременного прохождения периодических оценок)